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Le récolement des archives permet d’établir une liste exhaustive des documents se trouvant dans un lieu donné. C’est un travail nécessaire et utile qui permet de suivre les documents en archive. Qu’est-ce que le récolement d’archives ?

Récolement d’archives : définition

Le récolement est une pratique qui consiste à trier, à classer et à mettre en ordre des documents. Cette pratique a généralement lieu dans un dépôt d’archives, dans une bibliothèque ou un centre de documentation. Il est effectué par les archivistes ou toutes les personnes ayant cette compétence au regard de la loi. La finalité du récolement est de déterminer la présence de documents et les comparer avec le registre d’inventaire. Le récolement permet également de s’assurer que les archives sont bien conservées. À l’issue de ce travail, les documents superflus sont détruits puis une liste des livrables réglementaires sera remise à l’autorité compétente.

Principe du récolement

La pratique archivistique du récolement est obligatoire dans les communes un an après les élections municipales. La loi recommande de recoller les archives lors de leur transfert dans un nouveau local. Ici, la pratique consiste à recenser les archives de la commune. Un procès-verbal de décharge et de pris en charge sera établi par le maire sortant. Les archives et les documents légaux établis seront remis alors au nouvel élu. Dans les départements, le récolement des archives départementales a lieu à chaque changement de directeur. Dans les musées, c’est une pratique qui est effectuée tous les 10 ans. Le récolement n’est pas obligatoire dans les bibliothèques. Il consistera à identifier les documents qui ne sont plus utiles et à les détruire. Ceux qui doivent être conservés rentreront dans les archives définitives.

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